Od kiedy, dla kogo obowiązkowy KSeF

Wdrożenie KSeF nastąpi dwuetapowo. Pierwszy etap wdrożenia nastąpi już 1 lipca 2024 r., czyli za 11 miesięcy. Czynni podatnicy VAT będą musieli wystawiać i odbierać faktury przez KSeF.

Chodzi zarówno o podatników krajowych, jak i zagranicznych, którzy w Polsce są zarejestrowani na VAT oraz posiadają tu siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Już dziś wiadomo, że tu pojawią się komplikacje, związane z ustalaniem miejsca stałego prowadzenia działalności gospodarczej.

Drugi etap nastąpi 1 stycznia 2025 r. KSeF będą musieli stosować podatnicy zwolnieni z VAT (podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo).

Ponadto:

— zaczną być stosowane kary za niestosowanie KSeF,

— zostaną zlikwidowane faktury wystawiane w kasach fiskalnych oraz paragony uznane za faktury (paragony z NIP do 450 zł lub 100 euro).

Jak tłumaczy Paweł Selera, dyrektor Departamentu VAT w Ministerstwie Finansów, podczas spotkania z dziennikarzami (w tym z Business Insiderem) po uchwaleniu zmian przez Sejm (30 czerwca), ustawa przewiduje też likwidację not korygujących, a więc nabywca nie będzie mógł ingerować w treść faktury wystawionej przez sprzedawcę. Potrzeba ich wystawiania traci rację bytu.

Nie będzie też duplikatów faktur. — W KSeF nie będzie potrzeby ich wystawiania (wszystkie faktury będą bowiem przechowywane w systemie KSeF). Ponadto błędy na fakturach zostaną wyeliminowane – deklarował Paweł Selera.

Utrzymana zostanie możliwość wystawiania e-faktur przed transakcją.

Kto nie będzie musiał stosować e-faktur

Z nowego systemu KSeF nie będą musieli korzystać m.in.:

— zagraniczni podatnicy VAT — nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Dla nich system KSeF będzie dobrowolny. Będą więc mogli wystawiać i odbierać e-faktury przez KSeF lub w innej formie, w tym papierowej, po uzgodnieniu z nabywcą,

— podatnicy wystawiający faktury konsumenckie — będzie je można wystawiać wyłącznie w formie papierowej lub elektronicznej, w sposób uzgodniony z nabywcą (konsumentem), a więc poza KSeF.

Jak będą wyglądać faktury ustrukturyzowane

Przypomnijmy, że dziś można wystawiać faktury papierowe, elektroniczne (w tym np. w formie PDF), a także ustrukturyzowane, przez dobrowolny Krajowy System e-Faktur.

Po zmianach podstawową formą będą faktury ustrukturyzowane. W praktyce będzie jeden wzór, tzw. schema, czyli plik w formacie XML. Będą ją stosować wszyscy podatnicy VAT. Chodzi nie tylko o przedsiębiorców, ale również podmioty publiczne, np. gminy w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą.

Ministerstwo Finansów przedstawiło już ostateczną schemę e-faktury ustrukturyzowanej – FA(2). Zacznie ona obowiązywać od 1 września 2023 r., a więc wraz z uruchomieniem tzw. środowiska produkcyjnego. To ważne dla producentów oprogramowania finansowo-księgowego. Schemę można znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

— Filar technologiczny jest niezwykle ważnym elementem KSeF — podkreślał Paweł Selera.

W praktyce, jeśli podatnik będzie chciał pokazać fakturę, to taka wizualizacja będzie możliwa, np. w postaci pliku PDF lub w przeglądarce. Na wizualizacji będzie musiał być umieszczony kod QR.

Jak tłumaczyło MF (na etapie projektu), każdy podatnik za pomocą urządzenia mobilnego, po zeskanowaniu QR kodu, będzie miał możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF o ich poprawności.

Jakie dane trzeba wykazać w e-fakturze

Zasadniczo, na e-fakturze ustrukturyzowanej będą te same dane, które wykazujemy na fakturach już dziś (określa je art. 106e ustawy, nowelizacja nie zmienia tego przepisu).

Na fakturach będziemy więc obowiązkowo podawać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, ich adresy, NIP podatnika, NIP nabywcy podatnika, datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, kwotę należności ogółem.

Na e-fakturach będą mogły pojawić się też: elementy opcjonalne oraz fakultatywne. Nie będzie natomiast możliwości dodania załączników (dziś to jest możliwe).

Jak będą wystawiane i odbierane faktury

Dziś zasady wystawiania faktur reguluje art. 106g ustawy o VAT. Nowelizacja przewiduje, że od 1 lipca 2024 r. przepis zostanie uchylony i zastąpiony nowymi regulacjami, od art. 106ga do art. 106gd.

Zasadniczo to właśnie art. 106ga ust. 1 przewiduje, że podatnicy będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Procedury określa art. 106gb ustawy w wersji po nowelizacji. Szczegółowo będziemy to wyjaśniać w kolejnych artykułach.

Nie wdając się w szczegóły, podatnik będzie najpierw wystawiał fakturę (plik XML) w swoim systemie, np. finansowo-księgowym. Będzie też musiał mieć dostęp do systemu KSeF, a żeby przesłać e-fakturę, będzie się w nim uwierzytelniał (logował, np. stosując e-podpis). Następnie będzie przesyłał fakturę (pojedynczą lub paczkę faktur), czyli zapisywał ją w systemie. System KSeF będzie następnie weryfikował wprowadzone faktury przez podatnika i nadawał im numer KSeF.

Jeśli system będzie niedostępny lub problem z dostępnością do KSeF będzie po stronie podatnika, to będzie on mógł skorzystać z tzw. trybu off-line. Najpierw podatnik wystawi e-fakturę w swoim systemie/aplikacji, a po uzyskaniu dostępu do KSeF lub usunięciu awarii KSeF będzie mógł dosłać fakturę do KSeF.

O tym, że system jest niedostępny, Ministerstwo Finansów będzie informowało w specjalnym komunikacie na stronie internetowej BIP MF. Podatnik będzie dostarczał e-fakturę do KSeF następnego dnia roboczego po jej wystawieniu offline. Jeśli tego nie zrobi, będą mu groziły kary.

Przypomnijmy, że kary zaczną obowiązywać pół roku po wprowadzeniu obowiązkowego systemu, a więc od 1 stycznia 2025 r. Nie oznacza to, że przez pół roku będzie można jeszcze wystawiać faktury na starych zasadach i nie będzie grozić za to żadna kara. Podatnikom grozić będą bowiem kary karno-skarbowe. A co przewiduje nowelizacja VAT?

Kary grożą za:

— niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,

— wystawienie jej niezgodnie ze wzorem (schemą XML) w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności systemu, albo w przypadku gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu,

— nieprzesłanie faktury w wymaganym terminie do KSeF, po ustaniu awarii lub niedostępności systemu.

W takich przypadkach kary za niestosowanie KSeF mogą wynieść 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze lub 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze. Kary będą jednak miarkowane przez urząd skarbowy. Do ich nakładania będziemy stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (m.in. art. 189d, na mocy art. 106ni ust. 5 ustawy o VAT). To oznacza, że wymierzając karę pieniężną, organ będzie brał pod uwagę różnego rodzaju okoliczności, np. wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, to czy wcześniej podatnik był karany za to samo zachowanie, w jakim stopniu przyczynił się do niezastosowania KSeF, czy podjął działania, aby uniknąć skutków naruszenia prawa. Jeśli do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł odstąpić od nałożenia kary.

— Sankcje to nic nadzwyczajnego. Są proporcjonalne i dostosowane do wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE ws. Grupa Warzywna, a więc będą wymierzane w określonych granicach – od do (czyli miarkowane). Sankcje są proporcjonalne i zindywidualizowane. Każda sankcja będzie wymierzana i rozpatrywana odrębnie – mówił Paweł Selera.

Kiedy będą rozporządzenia do KSeF

— Równie ważnym elementem będą rozporządzenia do ustawy. Część już jest, a pracujemy nad kolejnymi. Chodzi o rozporządzenia w sprawie: korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wyłączenia z KSeF, a także w sprawie JPK_VAT. Chcemy je udostępnić w IV kwartale 2023 r. – powiedział Paweł Selera.

Jakie będą zalety i zachęty do KSeF

— Po zmianach zwrot VAT będzie do 40 dni (dziś do 60 dni) — mówił Paweł Selera.

Będzie jeden standard faktury, jeden wzór. Faktura będzie też czytelna, co przyspieszy księgowanie.

KSeF to bezpieczeństwo obrotu. Wyeliminuje dyskusje między kontrahentami, czy wysłali i dostali faktury, czy nie. Będzie też możliwość sprawdzenia treści faktury, będzie pewność, że fakturę wystawił podmiot, który jest rzeczywistym dostawcą. Dostęp do e-faktury będzie w czasie rzeczywistym. Poprawią się też relacje przedsiębiorców z biurami księgowymi, bo księgowi dostaną szybciej informacje o fakturze.

Firmy nie będą ponosić kosztów przechowywania i archiwizacji faktur.

Będą szkolenia, werbinary, spotkania branżowe z przedsiębiorcami, w tym w urzędach skarbowych. MF przeprowadzi też kampanię informacyjną, w tym w mediach społecznościowych.

O tym, jakie narzędzia udostępni Ministerstwo Finansów do KSeF przedsiębiorcom, informowaliśmy we wcześniejszym artykule.

Nie tylko Polska wprowadza e-faktury

Jak mówił Paweł Selera, KSeF to rozwiązanie, które wpisuje się w ogólny trend w Unii Europejskiej. Z roku na rok coraz więcej państw decyduje się na wdrożenie podobnych rozwiązań technologicznych. E-fakturę w transakcjach B2B jako pierwsi wdrożyli Włosi. Kolejnym państwem jest Polska i będzie Francja, a następne w kolejce będą Niemcy i Rumunia. Wszystkie te państwa mają zgody (derogacje) Komisji Europejskiej na rozwiązania e-fakturowe.

źródło : https://www.onet.pl