Koniec udręki z ewidencją pracy zdalnej?

Od 7 kwietnia 2023 r. wiele firm wprowadziło elektroniczną ewidencję pracy zdalnej. Pracownicy muszą zaznaczać, czy danego dnia pracują z domu, a działy kadrowe zliczają żmudnie te dane na potrzeby wypłat ryczałtu za zużyty prąd i internet. Jest jednak sposób na uniknięcie tej biurokratycznej mitręgi.

• Tłumaczymy, dlaczego pracodawcy decydują się na wprowadzanie elektronicznej ewidencji pracy zdalnej i czy jest to rzeczywiście konieczne
• Przedstawiamy opinię Ministerstwa Finansów w sprawie weryfikowania ryczałtów za pracę zdalną. Chodzi o to, czy skarbówka będzie sprawdzać prawidłowość wypłat
• Wyjaśniamy, w jaki sposób pracodawcy mogą uniknąć żmudnego i kosztownego ewidencjonowania pracy na odległość. Opisujemy też najnowsze interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbow

Firmy wprowadzają wymóg odnotowywania pracy z domu w związku z wejściem w życie nowych przepisów o pracy zdalnej. Obowiązujące od 7 kwietnia regulacje zobowiązują zatrudniających do wypłacania pracownikom ryczałtu za zużyty prąd i internet. Nie trzeba od niego odprowadzać podatku i składek, ale firmy decydują się na skrupulatną ewidencję pracy zdalnej. W rezultacie pracownicy codziennie wypełniają dodatkową ewidencję, a działy kadrowe co miesiąc wypłacają ekwiwalent za pracę zdalną. Jak uniknąć tej biurokratycznej mitręgi? Tłumaczą eksperci.

— To pracochłonne i kosztowne rozwiązanie, w szczególności dla firm, które chcą umożliwiać pracownikom elastyczne korzystanie z pracy zdalnej oraz dla dużych przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej kilkaset osób — przyznaje dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.

Czy fiskus będzie kontrolował ryczałt za pracę zdalną?

Zgodnie z nowymi przepisami firma musi zapewnić pracownikowi zdalnemu m.in. urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania obowiązków na odległość oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Wymóg pokrycia kosztów może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym wydatkom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Działy kadrowe firm wyciągają z tego wniosek, że pracodawca powinien skrupulatnie ustalać czas pracy zdalnej, bo musi prawidłowo ustalać ryczałt. Tym bardziej że ten ostatni nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Firmy obawiają się więc, że jeśli ryczałt będzie zbyt wysoki, to administracja skarbowa go zakwestionuje, uznając, że pracodawca unika w ten sposób opodatkowania (czyli że specjalnie ustalił wysokie świadczenie za pracę zdalną, aby jak największa część pieniędzy wypłacanych pracownikowi była nieopodatkowana i nieoskładkowana). Zapytaliśmy Ministerstwo Finansów, czy takie obawy są słuszne.

“Prawidłowość wykazanego przez podatnika przychodu, w tym wysokość ustalonego ryczałtu jako zwrot kosztów za prąd i dostęp do internetu na potrzeby pracy zdalnej, może podlegać weryfikacji Krajowej Administracji Skarbowej. O tym, jednak czy w konkretnym przypadku zostanie przeprowadzona weryfikacja, tzn. czy będzie wszczęta kontrola albo czynności sprawdzające, zdecydują wyniki analizy ryzyka. Gdy te ostatnie wskażą na wysokie ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, uruchomiona zostanie kontrola” — odpowiedziało MF.

Jakie rozwiązanie mogą przyjąć pracodawcy?

Eksperci podpowiadają jednak, że żmudnego obowiązku można uniknąć.

— Firma, która chce uniknąć czasochłonnego ewidencjonowania, może ustalić ryczałt na wyższym poziomie, tak aby na pewno pokrywał on koszty pracy zdalnej w przypadku każdego pracownika wykonującego obowiązki w tym trybie i jednocześnie odprowadzić podatek oraz składki, aby uniknąć zarzutu obchodzenia obciążeń publicznych — wskazuje mec. Zwolińska.

Inne rozwiązanie przedstawia Grzegorz Ogórek, starszy menedżer w Vialto Partners. Przekonuje on, że nie należy obawiać się kontroli fiskusa. — Nie widzę też potrzeby odprowadzania PIT i składek ZUS przy ryczałcie — dodaje Grzegorz Ogórek. Zwraca uwagę, że dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził to już w pierwszych interpretacjach (opisujemy je dalej).

Czy wyższa wypłata się opłaca?

Zazwyczaj firmy ustalają ryczałty na poziomie ok. 40-50 zł, bo na tyle szacują rzeczywiste, miesięczne koszty pracy z domu. Zamiast takich kwot mogą ustalić, że będą płacić zatrudnionym np. 100 zł miesięcznie. Nawet po odprowadzeniu podatku i składek pracownik i tak dostanie “do ręki” wyższą kwotę (ok. 70 zł), więc jest to dla niego rozwiązanie korzystne. Z kolei pracodawca nie musi tworzyć ewidencji i zmuszać działów kadrowych do mozolnych rozliczeń, bo nie musi obawiać się zarzutu nieprawidłowej wysokości ryczałtu (skoro opłacił podatek i składki za niego). Szczególnie uciążliwe jest ustalanie, jakie rzeczywiste koszty poniósł każdy pracownik zdalny w danym miesiącu (bo jeden może np. przepracować cały miesiąc zdalnie, a drugi przez dwa tygodnie będzie na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie i za ten czas nie będzie ponosił dodatkowych kosztów).

— Oczywiście teoretycznie omawiane rozwiązanie oznacza większy wydatek dla firm, bo wypłacą pracownikowi co miesiąc np. 100 zł, a nie 50 zł, ale w praktyce jeszcze wyższe mogą być comiesięczne koszty dodatkowej pracy, jaką muszą wykonywać działy kadrowe. Wyższa wypłata może być szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem np. dla firm, którym zależy na stosowaniu pracy zdalnej w szerokim zakresie i na elastycznych zasadach — wskazuje mec. Zwolińska.

Podkreśla jednocześnie, że chodzi o nowe przepisy i na razie brakuje jasnych interpretacji co do ich stosowania.

— Nawet jeśli w przyszłości ostatecznie okaże się, że firmy nie powinny opłacać podatku, to po prostu otrzymają zwrot nienależnie opłaconej daniny. To mniej ryzykowne rozwiązanie niż np. płacenie nawet nieco niższych kwot, ale bez prowadzenia szczegółowej ewidencji pracy zdalnej. Nie da się bowiem wykluczyć, że skoro obowiązuje zwolnienie podatkowe, to trzeba szczegółowo sprawdzać koszty pracy z domu, ponoszone indywidualnie przez każdego zatrudnionego — dodaje mec. Zwolińska.

Czy podatkowcy też mają obawy?

Jak omawiane rozwiązanie oceniają eksperci podatkowi? Podkreślają, że istotą ryczałtu jest uproszczenie i ustalenie jednej kwoty, opartej na średnich kosztach zużycia prądu oraz łącza internetowego i uwzględniającej potencjalne nieobecności, w tym chorobowe.

— Moim zdaniem właśnie po to ustawodawca umożliwił stosowanie ryczałtu, żeby pracodawcy nie prowadzili dodatkowych specjalnych wyliczeń i ewidencji, z wyjątkiem odnotowania czy praca zdalna w ogóle miała miejsce w danym miesiącu. Oczywiście obliczając taki ryczałt, pracodawcy powinni przeprowadzić kalkulację kosztów, tak aby kwota ryczałtu jak najlepiej odzwierciedlała rzeczywiste wydatki — wskazuje Grzegorz Ogórek.

Podkreśla, że z perspektywy podatkowej pracodawca może ustalić ryczałt na poziomie np. 100-150 zł miesięcznie dla pracowników, bo na tym polega sens stosowania uproszczonego rozliczenia z zatrudnionym.

— W przypadkach wątpliwych — gdy kwota ryczałtu znacznie odbiega od realnych kosztów ponoszonych przez pracowników — można przyjąć bezpieczne podejście i nieuzasadnione kwoty opodatkować PIT i pobrać składki ZUS. Zakładam jednak, że będą to wyjątkowe przypadki, a nie rynkowa norma — dodaje ekspert Vialto Partners.

Podobne stanowisko przedstawia też Łukasz Koc, tax manager w ASB Tax.

— Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać raczej przybliżonym przewidywanym kosztom, jakie będzie ponosił pracownik w związku z pracą zdalną. Oczywiście nie może być to kwota oderwana od rzeczywistych cen oraz np. norm zużycia mediów — podkreśla.

Wskazuje, że w związku z przepisami przewidującymi zwolnienie ryczałtu z opodatkowania PIT, zbyt wysoka kwota takiego świadczenia może być traktowana jako forma unikania opodatkowania.

— Pracodawca powinien więc posiadać dokumentację potwierdzającą kryteria, jakimi kierował się przy ustalaniu wysokości przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika. Niemniej w mojej ocenie nie musi to być szczegółowa ewidencja rzeczywistych wydatków. Literalne brzemiennie przepisów nie wprowadza takiego obowiązku — podsumowuje ekspert ASB Tax.

Co na to dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej?

Co ciekawe, pojawiają się już pierwsze interpretacje podatkowe dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Wynika z nich m.in., że praktyka ewidencji pracy zdalnej jest różna.

Przykładowo, w interpretacji z 12 maja 2023 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN), organ przyznał, że spółka nie musi opodatkowywać ryczałtu, ani pobierać od niego składek ZUS. Spółka we wniosku o wydanie interpretacji wyjaśniła, że będzie wypłacała ryczałt każdemu pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez co najmniej trzy dni w danym miesiącu kalendarzowym. Kwota ryczałtu zostanie ustalona raz w roku dla wszystkich pracowników. Firma będzie wiedziała, kto był na pracy zdalnej, na podstawie danych z wewnętrznego systemu służącego do rejestracji pracy zdalnej przez pracownika. A zatem pracownicy firmy oznaczają w systemie, kiedy byli na pracy zdalnej.

Z kolei w interpretacji z 22 maja 2023 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.170.2023.1.KC) dyrektor KIS potwierdził, że spółka wypłacająca ryczałt (ustaliła go na 3 zł za każdy dzień pracy zdalnej) nie musi pobierać od niego zaliczek na PIT. Nie jest to bowiem przychód ze stosunku pracy dla pracownika. Organ zgodził się więc ze spółką. We wniosku wskazała ona m.in., że ryczałt wypłaca na podstawie wniosku złożonego przez pracownika i zaakceptowanego przez przełożonego, będącego potwierdzeniem wykonania pracy w formie zdalnej. Słowem, firma nie prowadzi codziennej ewidencji pracy zdalnej. To, ile razy pracownik był na pracy zdalnej, ustala raz na miesiąc.

źródło/foto: businessinsider.com.pl